Справочник юриста

Выясним для начала, что представляет собой Служба документационного обеспечения управления (СДОУ), каковы ее задачи, функции, проводимые операции и т.д.

Службой документационного обеспечения управления является организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций являются главными задачами данной службы.

Рассмотрим основные операции, проводимые СДОУ:

• Учётно-справочная работа и регистрация документов.
• Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.
• Проверка соблюдения стандартов на документы.
• Изготовление, размножение, копирование служебных документов.
• Доставка документов исполнителям и их экспедиционная обработка.
• Контроль за исполнением документов.
• Использование, формирование, оформление, хранение дел.

К организации труда работников СДОУ предъявляют общие требования. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация разрешает обеспечить оперативное выполнение документационных работ, образовывает чёткие взаимодействия между структурным подразделением, которое входит в СДОУ, повышает качество обработки документов.

Для этого необходимо чёткое организационное построение СДОУ, предпочтение более рациональной формы работы с документами: все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов, обрабатываемых учреждением за год) в учреждении первой, второй и третьей категорий. Обработку документов должна осуществлять канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариат.

Для целесообразной организации рабочих мест и предоставления благоприятных условий труда могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно технических работников и служащих.

Производительность и качество труда, работоспособность человека, его здоровье зависят от организации рабочего места, обеспечения благоприятных условий труда.

Рассмотрим еще несколько моментов организации труда работников СДОУ.

1. Нормирование труда работников СДОУ.

Нормированием труда можно обеспечить нормальную загрузку работников в течение дня, недели, месяца, года при стандартном напряжении на рабочем месте, установить критерии, оценки работы каждого сотрудника.

Указаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно-технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, выполнение машинописных работ.

2. Точное разграничение функции между отдельными исполнительными и подразделениями по их квалификации.

В решении этой проблемы поможет разработка и внедрение нормативных документов, инструкции по документированию управленческой деятельности; государственные стандарты, должностные инструкции.

3. Регламентация количественного и должностного состава, состава персонала СДОУ, повышение его квалификационного и культурного уровня в работе. Количество работников ДОУ рассчитывается по структурным подразделениям и по службе в целом.